在这个科技高度发达，信息化、数字化成为趋势的时代，档案部门传统的服务方式存在明显缺陷，已不能满足和适应新时期档案工作的需要。因此，将数字化的档案信息上网，建立各种可公开的信息数据库，使利用者足不出户就可以查询、利用档案信息资源，成为新时期档案工作的重要内容，档案网站的建立就是实现这一工作的主要途径。
一、档案网站建设现状
近年来，我国档案信息化建设进展迅速，档案部门纷纷建立起自己的网站，并加大力度促进其发展。到目前为止，各地档案网站在宏观上基本保持上升势头，进入良性发展轨道，但仍存在一些问题和不足。
（一）内容与服务功能较单一
现行大部分档案网站，虽然基本都设置了档案机构概况、馆藏介绍、规章制度和动态新闻等栏目，但大都是一些介绍说明性文字材料，提供的档案信息多以文本信息和图像信息为主，能够提供音频、视频等多媒体类型档案信息的网站很少。单调的信息内容使用户只能对档案部门形成一个初步的认识，自然无法引起用户的兴趣，使得档案网站缺少应有的竞争力。
而且，目前档案网站中，很少有能同时具备宣传、交流、服务、教育四种功能的。大部分的档案网站都只是开发了其宣传的功能，服务功能开发得相对不多，具有网上查档、交流和教育功能的网站更是屈指可数。
（二）特色不够鲜明，设置不够人性化
当前，档案部门网站设置的栏目归纳起来主要有：部门职能信息、馆藏档案信息、档案利用服务信息、编研成果信息、档案学术研究信息、档案法规与标准、动态信息、特色档案。各地档案网站项目设置雷同，不能完全体现地区和自身个性特色，使每个网站看起来大同小异。同时，大多数档案网站发挥的作用主要还是在本局馆功能宣传和介绍上，使档案网站成为一个个网络版的档案管理职能部门罗列。
实际上，每个档案部门由于职能和保管范围不同，都会有自己的特色档案。这些档案或年代久远，或内容罕见，或载体特殊，它们才是本部门的特色馆藏，显示着本部门的与众不同。然而当前，“只有22个网站分别以不同的级别、类型和方式提供了具有地方特色或民族特色的档案信息”。[1]很多网站的特色馆藏栏目内容偏少，难以体现特色馆藏。
（三）各自为政，信息孤岛成问题
当前，各地档案网站建设采用的后台技术是相对独立的，提供给用户的查找方式各不相同。由于每个档案网站都是基于各自拥有的档案资源进行网站信息的各项服务，和其他相关的档案网站没有沟通和交流，使得一些网站上的档案资源重复建设，造成不必要的浪费。利用者在进入一个档案网站时所能利用的资源，仅局限于本部门拥有的档案和提供的服务，因此要找到自己需要的特定信息就要对不同的档案网站逐个浏览。虽然大部分网站也都提供了对本区域或全国乃至世界范围部分档案网站的超链接服务，但是从本质上看，只是链接到相应的档案网址，仍然没有解决在线档案资源内容的整合与跨库检索，这使得档案信息资源分散，给利用者共享网络档案资源造成了很多障碍，同时也不利于扩大档案网站以及档案事业的发展。
二、档案网站内容建设
建设档案网站的目的是为用户提供所需的各类档案信息资料，信息充足准确，用户才愿意光临，网站才有生命力。所以说，网站的信息内容是档案网站建设的核心，是吸引用户访问网站的关键，其好坏决定着网站建设的质量。
每个档案部门都拥有着数量巨大、种类繁多、内容丰富、各具特色的档案资源，这才是能充分展现本部门特色的档案资源。档案网站应首先重视并立足这些信息资源的网上发布，打好基础。其次，要积极开展数据库建设。在馆藏资源数字化的进程中，要本着利用优先，分步实施的原则，优先进行珍贵照片档案、音像档案、重要纸质档案资源的数字化，采集文件级目录数据，建设馆藏档案文件级目录数据库，然后形成全宗目录数据库、现行文件目录数据库，进而建立各种专门档案目录的数据库，最后在此基础上形成档案基础信息资源数据库群，同时应着重推出一批具有示范性的特色数据库，使档案信息资源开发利用服务能力不断提高、质量日益提升。最后，要建设贴近大众的特色资源。如根据部门特色建设整合一批与百姓有关的基础信息专题数据库，建设诸如职务任免、个人荣誉、职称评定、工作调动、毕业结业等大众人物信息数据库等等。
三、档案网站服务功能
档案网站的服务功能是网站建设的基本环节，其水平高低决定着档案部门能否提供范围更广、内容更完善的服务。档案网站最基本的服务功能应涵盖以下几方面：
（一）信息检索服务
开展网络档案信息检索服务的重中之重就是建立档案信息检索系统，因为档案信息检索系统不仅能直接列出案卷目录、文件目录，还能提供用户输入检索要素的搜索引擎；不仅可以按分类号查询，还可以提供关键词、作者、标题、日期等检索条件。只有建立档案信息检索系统，才能为今后用户使用档案信息检索系统检索信息打下坚实基础。
（二）互动交流功能
交流互动是档案网站建设的特色及热点。为社会公众提供交流互动园地，开办互动栏目，加强档案部门与用户的互动交流，才能更快捷、更及时地了解用户需求，真正做到互联互通、资源共享，从而使档案网站建设不断完善，吸引更多访问者。
（三）个性化信息服务
个性化服务就是根据用户的需求，编制相应的信息资源，并根据用户的请求实现信息代理，以达到信息服务的个性化和智能化。
（四）电子档案网上传递与馆际互借服务
互联网在时间与空间上的无限延伸为档案部门之间信息资源的共建共享提供了保障，档案部门应该彻底改变追求大而全的馆藏建设思想，走合作共建之路，建立起区域性的网上联合档案信息数据库，为成员馆之间开展电子文献传递、馆际互借业务创造条件，扩大档案信息资源保障体系范围。
四、档案网站建设对策
档案网站建设是档案信息化的一个重要方面，其健康发展离不开各级领导的重视关心，更需要档案部门坚持不懈地努力，不断完善自身工作。
（一）转变思想意识，找准自身定位
单位领导和档案工作人员要转变思想意识，充分认识到建设档案网站的必要性及重要性。档案网站代表着档案部门的形象，是档案部门最好的形象宣传方式。不能只是为了应付形式而作些框架，网页设计几个就可以的。要重视档案信息网站建设工作，加大资金投入，加快档案信息数字化进程，把档案网站做到实处，冲破档案工作历来收集什么就提供什么的被动利用模式，进行换位思考，从用户角度出发设置网站内容。切实发挥档案的功用，实现档案的真正价值。
（二）保障组织制度，加强队伍建设
为保障档案网站开通后高质量的为社会公众提供信息服务，必须有制度和组织上的保障。在大量调研的基础上制定切实可行的规范标准和管理制度，建立强有力的组织机构，实施强有力的组织领导，加强督促检查指导。保证信息上网及时、安全、有效，保障档案网站建设沿着健康之路发展。
此外，档案网站建设涉及档案知识、计算机知识和网络技术，需要的是既掌握档案管理知识又通晓计算机和网站技术的复合型人才。因此，要组织档案专业人员加强网络知识培训，多为计算机及网络技术的人员提供档案管理培训机会，以提高他们的业务水平，更好地建设和维护档案网站。
（三）精心设计网页，及时更新网站
首先，网站页面设计要简单明了，具有时代风格，各栏目之间的分类标准要科学明确，每个栏目名称与提供内容要相一致。其次，要注意及时补充信息、更新数据库，不断丰富和完善网页内容，拓宽网页内容的深度和广度，保持对访问者足够的吸引力。最后，要注意档案网站的安全保障问题，要加强安全保障系统的建设，防止非法操作，越权访问等问题。
档案网站的建设给档案部门带来了一种全新的工作手段，它使档案管理工作的开展、档案信息的查询、利用不再受时间和地域的制约，提高了档案部门的工作效率，缓解了接待利用人员的工作压力，加强了档案部门的自我宣传。但是，其建设开发需要各级领导的高度重视和关心，需要各级档案部门的上下互动、通力合作，更需要国家统一规划、整体推进，才能最终整合全国档案信息资源，发挥档案网站的优势，从总体上推动我国档案资源信息化建设步伐。
