1 引言
商品专卖制度是我国经济管理制度中的重要组成部分，它是政府本着维护国家利益、维护消费者利益的目的，对一些关系国计民生、人民生命财产安全，或者某些高利润、高污染、高能耗的一些特殊商品或者实行的法规和监管制度。正是由于特殊的管理体制造成了这一类企业的经营、管理和一般的商品生产和流通企业有着很大的不同，因此它的管理系统网站建设也有一定的特殊之处，笔者以亲身参与建设的某商品专卖企业A公司管理信息系统的门户网站的实际范例来探讨一下这一类企业的管理信息化问题。
2 项目简介
A公司是经营是国家专卖产品Y的商品专卖型企业，是按照上级主管部门的要求来逐步推进其信息化建设的，它下设1个城区公司，3个县公司。各分、县公司建设了独立的局域网络，形成了分公司到省公司为2M专线，县公司到分公司为2M 专线，市/县公司与访销、配送中心、电话访销中心之间采用2M专线、与营销部（原访销部）、网点采用PSTN或者专线联接的广域网。此门户网站系统是一个覆盖A公司各部门的计算机网络应用系统，包括基于Internet/Intranet电子邮件系统、内部网站信息系统Internet等互连的广域网系统、以及基于Internet/Intranet相关技术及标准的内部办公应用系统。
3 系统功能的规划
根据A公司的日常经营和管理情况，此门户网站系统涉及网上审批系统、公文管理系统、个人事务系统、部门办公系统、日常办公系统、内部网站信息系统、移动办公系统及系统对外接口几大部分：
(1)网上业务审批系统面向Y商品省级专卖局的相关部门，对外界提供公众服务，企业或个人通过登录该系统，进行业务申报及相关证照的申请，相关部门根据企业或个人提交的相关电子文档材料，进行业务审批。
(2)办公系统面向Y商品专卖局的所有领导及员工，为其日常办公服务，通用办公系统包括：公文管理、部门办公、个人办公和系统维护子系统等。
(3)电子邮件系统包括Y商品专卖局内部使用统一邮件系统及对外Internet邮件系统。
(4)企业内部网站信息系统为Y商品内部员工提供公众信息服务如企业文化、企业发展动态、新闻动态及电子社区等。
(5)移动办公系统面向Y商品专卖局内部所有人员，主要针对公司领导及员工在离开工作地点，如出差等情况能够方便使用的办公信息系统。
(6)系统对外接口为Y商品专卖局的已经建成或将建设的系统留有互连互通的设备及数据接口。
4 功能模块简述
如图1所示为系统总体功能结构图，根据此图，对其主要功能模块作以下简要描述。
图1 A公司门户网站信息系统总体功能结构图
4.1 公文管理模块
它的主要功能是处理日常功能公文往来与日常员工考勤管理等工作，它的子功能模块有：
4.1.1收文管理模块
收文管理是指送给Y商品公司领导或有关部门阅批的文件（包括正式文件和非正式文件）的处理过程。收文处理系统有以下需求：
(1)要求对所有的来文通过计算机进行签收登记、录入、拟办、批示、办理、传阅、归档。
(2)可对来文进行显示、排序、查询、统计、打印。
(3)对来文的处理全过程进行自动化管理和记录。
(4)对要求办理的文件进行全自动跟踪、监督及闭环控制。
(5)可以对收文流程进行增加、修改、删除。
(6)部门内完全实现电子化，部门间纸质文件与电子文件并行，与相关联系单位间要有纸质文件与电子文件并行处理的功能。
4.1.2发文管理模块
发文处理是指以Y商品名义发出去的文件的处理过程，一般分为公司级文件、部门级文件、非正式文件三类。此三类行文具有相似工作流处理过程，用户可根据实际情况设置工作流程，以决定不同行文流向及处理过程。发文处理系统的需求与收文管理类似，不再缀述。
4.1.3签报管理
签报管理模块主要是针对下级就某些特定事务向上级主管领导请示和汇报（如签报），通过电子传递方式，既达到了现代化的高效快捷，又便于主管领导对特定的事务进行及时有效地决策和处理。其流程与发文流程相似，具体要求也与发文要求一致。
4.1.4档案管理
档案管理针对在办公过程中不断产生的发文、收文、会议情况、活动安排等文件和政策法规进行归档管理。
本系统对公文的管理分两部分进行，对新系统投入运行前的文档，可不保存电子文档，仅提供简单的目录查询检索；对新系统投入运行后产生的文件档案，有电子文档的提供中西文的全文检索和查询，否则仅提供简单的目录查询检索。
本系统能够通过计算机实现存档、分类、检索、统计、查询和电子文档的接阅、归还以及信息发布和打印等功能。
4.2 部门办公模块
它的子功能模块有
4.2.1文档管理
提供对客户资料、案件处理文件实行有效的管理。
4.2.2员工管理
员工管理模块提供对部门员工日常请假、销假、出差等各项管理功能，能够准确的显现出目前部门员工所处的状态。
4.3 个人事务系统
它是办公人员的个人事务处理是办公管理系统的基本元素，它是办公管理系统的出发点又是终止点，是办公系统的门户和使用人员的个人工作台。它的子功能模块有：
4.3.1电子邮件
建立全公司范围内的电子邮件系统使公司内部通讯与信息交流得到保证，采用全面支持Internet协议的电子邮件系统，将使公司与外界保持通讯与信息交流的畅通和高效。
4.3.2个人通信录
个人通信录用于记录个人通信联络信息，提供河北Y商品内部的个人、公用电话号码本，提供编辑、查询等功能。个人文档管理。
4.3.3个人文档管理
工作人员可在此处起草文档，它是用户的个人资料档案，用户可以用它来保存、管理有价值的资料，这些资料的内容不设限制。
4.4内部网站信息系统
内部信息系统是Y商品的内部网站，用来发布公司内部的公众信息。根据各类信息的访问权限进行阅读，主要有信息查询、公告通知、公司期刊、公共社区等的功能。它的功能模块有：
4.4.1 企业形象
企业形象模块为新老员工了解企业提供有效的途径，主要包括企业介绍、企业业绩、企业精英和合作伙伴等内容。
4.4.2 信息查询
主要的查询内容有：
- 客户信息查询：对Y商品零售户的购进信息、账上余额以及客户等级进行查询浏览。
- 组织机构查询：对Y商品的组织机构进行查询。
- 员工信息查询：对员工所在部门、工号、电话、email地址等进行灵活方便的查询。
- 常用信息查询：对列车时刻表、航班时刻表、邮政编码、长途区号、天气预报等常用信息进行查询。
4.4.3 公告通知
公告通知模块包括信息发布和通知发放。
信息发布模块用于企业内部各部门发布相关的公司日程安排、财务、业务、经营、人事、管理和统计等信息。
通知发放模块包括被通知人（可能为多人）、通知内容和时限等内容，并且具备自动获取被通知人接受通知信息和超出时限通过发送短消息（SMS）形式通知被通知人的功能。
4.4.4 政策法规
对国家与Y商品有关的一些政策法规进行宣传和介绍。
4.4.5 产品展台
对Y商品的所有老产品和新产品进行介绍，包括产品的名称、规格、特点、图片等。
4.4.6 新闻简报
用于采编、发布企业内外各种新闻和资讯(如：企业新闻、科技动态、竞争对手动态、信息快报等)的情报系统，定期采编发行，使领导、员工了解企业内外的重大新闻、技术和市场的发展方向。
4.4.7 信息反馈
收集用户的反馈意见。包括用户对网站、产品的意见、建议，投诉以及对假烟的举报。访问者一般可以填写意见单/表，经提交后，即发布在网站上，同时，该栏目还包括对意见和建议处理意见的发布。
4.4.8规章制度
规章制度模块用于将企业内部的有关人事、劳资、财务、保密等其它管理制度、工作准则及其它政策在企业内部发布，供员工随时查阅。能实现对已有规章制度的更新和新制度的发布。
4.4.9 BBS模块
BBS模块提供电子稿件编辑、修改、成文；提供电子稿件发布时的参数设置，如发布后的保存期限等；提供电子稿件的发布和问题讨论的功能；提供用户管理功能，发布内容设置专题栏，有权限的用户可以进行查询和参加讨论。
4.4.10 Internet接入服务
用户可以通过综合管理信息系统个人工作平台直接访问Internet，在日常处理事务和学习的同时，访问Internet浏览和查询其他信息，真正实现办公系统和Internet的互联。同时用户可以在个人工作台页面中，根据用户的习惯和兴趣，定制Internet的热点链接。
4.4.11 系统接口
定义的接口为各相关的业务系统与综合管理系统内部各模块之间进行数据交换的逻辑层面。系统接口应达到如下目标：
- 接口简单明了，便于形成、操作和传输，并尽量满足现在和将来的需求；
- 接口能灵活地满足办公应用信息系统和其他相关专业系统的业务需求。
5 结束语
按照客户要求和行业特点设计门户网站。
门户网站在该企业的信息化建设中扮演着极为重要的角色，对于A公司这样一类商品企业，门户网站成为整个公司的信息交流和日常政务处理的主要平台，也是对外宣传Y商品的专卖法规政策的宣传平台。所以，此类门户网站的建设不但要跟踪了解当今信息技术、网络技术发展步伐，而且要紧紧围绕行业中心工作做好信息化的支持和支撑，就是要主动和业务、管理部门一起共同探讨实现创新的途径和手段，同时深入细致地了解其各职能部门的工作内容与方式，实现技术与业务的互动和融合，特别是要积极参与业务流程再造和优化，参与系统网站设计，并提供最广泛的咨询和服务。这是新时期对门户网站职能的新认识，也是对行业信息化的新要求。这是我们在规划这一类网站建设中应该积极思考的问题。
