进入21世纪以来，随着计算机的普及，网络应用进入千家万户，城建档案信息中心的网络化也迅速地提上了日程。迄今为止，全国大多数大中城市的城建档案馆已经初步完成了本单位的局域网建设，但制作水平参差不齐，管理水平高低相差悬殊，利用情况也各有差异，我们浏览了国内的大量的网上城建档案馆，对如何构建城建档案管理网站，进而成为一个地域的信息中心的问题，谈谈个人的初浅认识，不当之处敬请批评指正。
1．城建档案网站建设的必要性
有人把城市规划比喻为城市建设的“龙头”，那么城建档案就是“龙头”上的眼睛，它折射着城市建设的全部风貌。随着我国地理信息系统的建成，城市已步入数字信息时代，数字化融入城市建设的各个领域，形成数码档案文件，城建档案管理部门接收的档案中数码文件越来越多，这就给我们的信息工作提出了更高的要求。因此，以地理信息系统为基础，结合自身特点，建立一个覆盖城建档案管理工作的独立网站势在必行。
2．城建档案网站建设的实施步骤
2.1 准备阶段
万事开头难，这一阶段需要调动各方面的力量，投入大量基础性工作：信息全面化。网站建设不仅仅是机械地把城建档案馆的日常工作和馆藏“平移”到网上，而是给人一种立体感，使人通过这个网站看到该城市规划建设的总体发展情况，所以搜集信息时一定要全面，比如最新的城建动态、以及反映市容市貌变迁的照片，城市标志性建筑，当地有关的规划建设法规、档案管理条例等，凡此林林总总的城建信息，全部都要尽量搜集齐全，以便为下一步工作奠定基础；信息标准化。传统的载体中解放出来，转化成数字的形式输入计算机，从而实行“一网打进”的构想。
2.2 网站制作阶段
所有的筹备工作就绪以后，最后在网上申请一方天地，建设信息门户，我们就可以大展宏图了。信息门户是网络服务的入口，是读者了解接受网络服务的窗口，是联系用户和了解数据资源的平台。那么接下来该如何构建一个全方位、立体化的网上城建信息中心，才能充分展现城市魅力与风采，并促进城市规划建设工作的进一步发展呢？
首先，要设立网站主页。把标志性建筑或最具特色的事物放在首页，让人一打开不看文字也知道这是该城市的城建档案馆，比如说一看天安门大家都知道是北京，一看世界之窗都知道是深圳，一看金贸大厦都知道是上海，一看孔庙都知道是山东曲阜，这样设计具有先声夺人的效果，可以给人留下深刻的印象。
其次，合理设计首页的各项栏目。栏目内容应该体现互动和个性化。这既充分发挥了网络服务的优越性，又体现了以用户为本的服务理念。一般说来应该有这么几部分：一是整个城市的规划建设动态；二是城建档案馆的简介与馆藏，如果技术力量允许的话，最好做一个馆藏档案的搜索引擎，不过这需要建立一具庞大的数据库，如果不具备条件也不必勉强。三是档案馆的日常工作互动窗口，这一功能最好用BBS来实现，当然这其中也包括馆内各部门功能和工作成果的展示，让人一目了然。比如说当年城建档案的进馆情况就可以如此公示，还有逾期不送者的罚款通知，咨询台、意见箱，信息推送服务等。四是规划建筑行业和档案部门有关法律、法规等，这一栏目也是必不可少的，这样可以使档案的收集、管理、利用等有法可依，也可扩大城建档案的影响，增进人们对城建档案重要性的了解。况且，依法治档是我们历来所倡导的。五是联系方式，除了单位电话外，最好留两个或两个以上的电子信箱，以便及时处理各种相关业务。
再次，准确完成相关链接。馆内各部门要通力协作，把自己科室的工作成果、工作程序以及对外服务项目等一一对应地链接在固定的栏目之下，构成一个完整的体系。在这一过程中，声像档案的作用就显得异常突出，因为它使人从一个城市市容市貌的变迁最直观地看出城市建设工作进展情况。而重中之重的就是馆藏档案检索系统的建立，只有它的存在，城建档案管理网站建设才能真正地成为“城建信息网络服务中心。
2.3 信息反馈阶段
城建档案工作的核心是对外提供信息服务，为城市规划、建设和管理的发展贡献力量。因而，衡量一个城建档案网站构建的成败，利用率勿庸置疑地是应该排在第一位的，这主要体现在以下几个方面：
一是网页的点击率。网站建设之后就是要给别人看的，如果无人光顾，或是和者甚寡，那么它不过是一种点缀门面的装饰，也就丧失了本该具有的功能和意义。如果出现这种情况，工作人员就要排查原因了，看看是栏目设置的不合理，还是宣传的力度不够，或是与建设施工单位沟通得不多，然后再根据具体情况做一下重新调整和改进；
二是检索的使用率。在信息高速公路广泛地铺开之后，网上交流日益频繁，无论团体或个人查档已经没必要再按传统的方式（先开介绍信，再到档案管理室咨询）进行了，完全可以先登陆网站，检索之后看看有无自己所需的资讯，然后再决定下一步的行动。这样对于用户和档案管理部门是两便之事，何乐而不为呢？如果这个功能的利用者不多，我们可以用行政手段下发通知或发布通告进行宣传，可在当地政府网站上进行公告，可在工作中直接对外来查档人员进行宣传，鼓励他们直接在网上进行查询；
三是档案的催送通知下达后，是否能得到有关单位的立即回应，这就需要档案工作人员及时地与建设施工单位进行紧密地联系，让他们时刻关注城建档案馆网站上的信息。当然，如果网站信息更新速度较快，而且现实指导意义较强，我想规划建筑行业的业内人士会被吸引过来的，他们会主动关注网站所发布的信息，这样对我们的日常工作会有利得多；
四是随时关注BBS上的建议。集思广益、广泛地听取别人的合理化建议，才能更好地促进事业的发展，这是一条亘古不变的真理，所以我们要根据他人的留言随时改进网站的建设，这样才能使其永葆活力，不断完善。
3．城建档案管理网站建设的重要意义
3.1 城建档案网站建设有利于档案保护，档案的存贮越来越多地用统计图表和数学模型代替并输入微机，让利用者足不出户地在网上进行查询，可以减少档案原件的磨损，从而提高其使用寿命。
3.2 城建档案网站的建设为城建档案管理与规划建设系统的工作架起了桥梁，促进了一体化进程。以前由于没有先进的管理技术把属于不同行业部门的文档和城建档案紧密地联系起来，造成工作被动，利用率不高。自从有了网站，极大地方便了两者之间的沟通，使其在更大的范围内发挥整体效益，以最大限度地满足社会发展需求。
3.3 城建档案网站的建设充分地提高了城建档案的利用率，创造出显著的社会效益。从城市发展的角度出发，把城市旧貌及新颜扫入计算机，面向全国各地广泛地宣传城市的基本情况，为招商引资、振兴城市经济提供了很好的交流平台。同时，实行网络化管理，可以共享外部设备，减少不必要的资金投入。
综上所述，城建档案网站的构建与维护是一项长期的系统工程，需要工作人员的不断开拓创新和与时俱进，才能更好地为城市规划、建设和管理事业服务。
